De Nederlandse overheid kampt met een vertrouwenscrisis. Het vertrouwen in de politiek is laag. Ook organisaties die actief zijn in het veiligheidsdomein hebben te kampen met teruglopend vertrouwen. Uit onderzoek van de politie bijvoorbeeld, blijkt dat burgers minder positief zijn over de bereikte resultaten. In datzelfde onderzoek geven de onderzoekers aan dat het gunstig zou kunnen werken voor het vertrouwen als de politie goed uitlegt waarom ze wel of niet in actie komt.
Vertrouwen creëren, is zeggen wat je doet en doen wat je zegt. Politieke prioriteiten vertalen naar activiteit-gebaseerde plannen en begrotingsplannen aan het begin van het jaar. Om die plannen en begrotingen vervolgens gericht uit te voeren. En aan het einde van de periode te rapporteren over de uitvoering, de kosten, de (maatschappelijke) opbrengsten en de redenen waarom gedurende het jaar bepaalde prioriteiten gelegd zijn.
En precies daar gaat het vaak mis. Want de inzet van veiligheidsorganisaties valt nou eenmaal niet zo nauwkeurig te plannen. Wanneer de Maas buiten zijn oevers treedt en dorpen onder water lopen, komt iedere dienst in actie. Er moet gehandeld worden. Er moeten mensen gered en dijken gebouwd worden. De operatie krijgt altijd prioriteit, daar gaat het geld naartoe. Als ergens behoefte aan is – boten, zandzakken, een helikopter, extra mensen – dan wordt dat geregeld. Wat de financiële impact van die inzet is, is op dat moment minder belangrijk. Gelukkig maar. Want dat is wat wij als burgers op dat moment van de overheid vragen.
Daar komt bij dat de financiële impact van zo’n inzet op dit moment nauwelijks inzichtelijk te maken is. Het is simpelweg te ingewikkeld. Daardoor worden belangrijke beslissingen niet genomen op basis van datagedreven afwegingen, maar op basis van de mate van urgentie die gevoeld wordt. Hoewel dat begrijpelijk is, zou het toch mooier zijn als dit soort ingrijpende keuzes onderbouwd gemaakt wordt, ook onder extreme druk.
Uiteindelijk moeten die inzichten er toch komen. Aan het einde van de periode moet immers inzichtelijk gemaakt worden hoe de dienst de beschikbare middelen heeft ingezet en waarom. En dán wordt het lastig. Want dan blijkt opeens dat de inzet tijdens de overstromingen een zware financiële wissel getrokken heeft die de rest van het jaar te voelen was.
Niemand lijkt zich daar gedurende het jaar enige zorgen over te maken. Dat verandert pas wanneer er aan het einde van de periode rode cijfers gepresenteerd worden. Of wanneer blijkt dat de dienst politieke prioriteiten niet heeft gevolgd en gemaakte afspraken niet kon nakomen, simpelweg omdat de budgetten uitgeput waren.
Afstand
We zien dit vaker bij diensten in het veiligheidsdomein. Wat in mijn ogen vooral ten grondslag ligt aan die uitdaging, is de afstand die bestaat tussen de bedrijfsvoering enerzijds en de operatie anderzijds. De financieringsstrategie en juiste allocatie van budgetten heeft direct impact op de mate van gereedheid. Het is daarom van belang om strategie, financiën en operatie naadloos met elkaar te verbinden.
Het is voor veel organisaties heel lastig om snel duidelijk te maken wat de daadwerkelijke kosten van een bepaalde inzet zijn en welke effecten dit vervolgens heeft op de beschikbare budgetten. Het is zo lastig omdat de informatie die voor zo’n berekening nodig is, vaak in verschillende en spreadsheets zit. Mogelijk is die informatie ook nog eens versnipperd over verschillende regionale organisaties. Het maken van een scenario op basis van ál die gegevens is een hels karwei dat ook nog eens behoorlijk foutgevoelig is.
Vertrouwen begint met financiën
Vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Wat veel mensen zich niet beseffen, is dat vertrouwen begint en eindigt met financiën, ook bij organisaties in het veiligheidsdomein. Missieprioriteit en bedrijfsvoering gaan hand in hand. Organisaties zouden veel meer vertrouwen kunnen winnen bij de politiek, de maatschappij en hun eigen organisatie als ze grip zouden hebben op hun cijfers en als ze dit ook laten zien. Dat betekent dat ze bij een kleine of grote inzet direct in beeld hebben wat de kosten of investeringen zijn en welke budgetten aangesproken moeten worden. Zo kan ook van tevoren transparant worden gemaakt wat de (financiële) consequenties zijn van bepaalde besluiten of gebeurtenissen.
Het accuraat anticiperen op en schuiven met capaciteiten en budgetten om te voldoen aan actuele situaties is hierbij cruciaal; net als de verantwoording hierop. Het zou helemaal geweldig zijn als er meerdere scenario’s gemaakt kunnen worden. Vervolgens kunnen alle betrokkenen op basis van deze berekeningen onderbouwd de juiste keuzes maken. Of ze kunnen de politiek en de maatschappij op basis van deze cijfers en conclusies verzoeken om aan te geven wat de prioriteiten zijn.
Ter Apel of toch niet?
Het Amsterdamse politiekorps gaf daar in de zomer van 2022 een mooi voorbeeld van. Het korps moest extra mensen leveren voor de screening van asielzoekers in Ter Apel. Dat deed het korps, maar benadrukte vervolgens wel dat de inzet ten koste zou gaan van de aanpak van andersoortige problemen in de hoofdstad. Hetzelfde geldt ook voor Defensie die te elfder ure een kazerne moest inrichten om Ter Apel te ontlasten. Ook dit was niet te voorzien.
Door het zo transparant te maken, werd heel duidelijk dat het aanpassen van prioriteiten tot de realiseerbare mogelijkheden behoort, maar dat het ook gevolgen heeft. Je ziet maar zelden dat een dienst op deze manier opereert. Toch schept juist deze aanpak vertrouwen. Je krijgt immers het gevoel dat degenen die over deze beslissing gaan, in control zijn. Ze hebben grip op hun data. Ze weten immers precies waar ze tegenaan gaan lopen als hun mensen naar Ter Apel gestuurd . Daardoor weten ze de juiste mensen in te zetten, met het gewenste resultaat. Bovendien kunnen ze ons, de burger, informeren over de consequenties van die keuze. Daardoor groeit ons begrip van de dynamiek waar dit soort organisaties mee te maken heeft.
Management heeft hier een belangrijke taak. Welke prioriteiten zijn vandaag belangrijk en hoe zit dat morgen? Moet er extra capaciteit naar Ter Apel of toch naar Amsterdam? Accurate planning van (operationele en financiële) scenario’s is van groot belang om te voldoen aan maatschappelijke prioriteiten. Inzichten uit deze processen maken dat veiligheidsorganisaties beter en sneller kunnen reageren op maatschappelijke veranderingen en daardoor veiligheid kunnen garanderen, zowel op straat als digitaal. Veiligheidsorganisaties zijn nu aan zet om dit inzicht te geven en het benodigde vertrouwen op te bouwen.
Focus op prioriteiten
Toch zien we dat veel organisaties in het veiligheidsdomein de meest basale vragen niet kunnen beantwoorden, laat staan dat ze in staat zijn om op basis van actuele ontwikkelingen slim budgetten toe te kennen en daar transparant verantwoording over af te leggen. Focus op de prioriteiten in combinatie met grip, controle en inzicht kortom, leidt tot een effectievere, gemotiveerde organisatie. Wanneer zich een situatie voordoet, wil je direct inzichtelijk kunnen maken wat de keuzes zijn en welke financiële middelen daarmee gemoeid zijn. Up to date financieel inzicht leidt tot betere beslissingen over inzet van menskracht en materieel. Je wil kunnen zien wat de opties zijn. Niet met behulp van spreadsheets maar met goed doorgerekende scenario’s. En als we voor optie A, B of C gaan, wil je bovendien precies kunnen zien wat effecten van die keuze zijn. Medewerkers vanuit bedrijfsvoering spelen hierin een belangrijke rol. Zij kunnen de heldere inzichten aanleveren ten aanzien van de gestelde prioriteiten en budgetten. Hierbij kunnen zij het bestuur behoeden voor overschrijdingen of het niet voldoen aan afspraken. Wanneer je de plannen vervolgens uit gaat voeren, kun je de vinger voortdurend aan de pols houden. Zo laat je zien dat je echt ‘in control’ bent en goed onderbouwd de juiste dingen doet. Met meer vertrouwen als resultaat.
Blog door Yves Derks, SAP
